Przechowywanie akt pracowniczych w sieci wymaga korzystania z nowej wersji oprogramowania do rozliczania się z ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych dostosował do zmian zarówno program Płatnik jak i aplikację ePłatnik do nowych przepisów. Bezpłatnie można pobrać program ze strony ZUS.

Jedną ze zmian, które weszły z życie od stycznia 2019 r. było wprowadzenie projektu e-akta, czyli skrócenie okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50. na 10. lat. Dlatego Zakład Ubezpieczeń Społecznych dostosował program Płatnik i aplikację ePłatnik do nowych przepisów. Osoby, które nie pobrały jeszcze tej nowej wersji mają na to czas do 25 stycznia. Jeszcze do 25 stycznia będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu, dotychczasowa 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Od 26 stycznia nowy Płatnik na dobre zastąpi „starego”.

- Ci przedsiębiorcy, którzy będą rozliczać składki za grudzień 2018 r. mogą zrobić to jeszcze z wykorzystaniem „starej” wersji Płatnika – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Rzeczniczka uspokaja tych, którzy już zdążyli pobrać nową wersję programu - te osoby składki za grudzień rozliczą już w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA. Należy pamiętać, że przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzień 2018 r. nie należy jeszcze używać dokumentu ZUS RPA.

- Koniecznie nową wersję należy pobrać, jeśli w pierwszej połowie stycznia 2019 r. zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń – dodaje Kowalska-Matis.

Osoby rozliczające firmę powinny także zwrócić uwagę na to, że z pierwszym dniem nowego roku zmienił się dokument ZUS ZWUA. Oznacza to, że przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy.

Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym) trzeba już przygotować w nowej wersji programu. Jeśli pracownik w styczniu tego roku osiągnął bądź osiągnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkę”) poza raportem  ZUS RCA powinno się przekazać do Zakładu także nowy dokument ZUS RPA. Tak będzie przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za ubiegłe lata.

Więcej informacji na temat „nowego” Płatnika na stronie zus.pl oraz w każdej stacjonarnej placówce ZUS.